Animation d’ateliers collaboratifs pour des améliorations sur le logiciel EVA

POUVOIR ADJUDICATEUR :  

Fédération des Parcs naturels régionaux de France (FPNRF) 

association régie par la loi du 1er juillet 1901 

numéro SIRET : 784 845 026 00045 

siège : 27, rue des Petits Hôtels à Paris (75010) 

représentée par son Président, Monsieur Michaël Weber 

 

 

OBJET: Animation d’ateliers collaboratifs pour des améliorations sur le logiciel EVA

 

Marché privé de service, soumis aux règles de la commande publique en application de l’Ordonnance n°2015-899 du 23 juillet 2015, du 23 juillet 2015 relative aux marchés publics désormais codifié à l’article L. 1211-1 du Code de la commande publique. Consultation en procédure adaptée. 

 

Date limite de dépôt des offres : 26/02/2025 à 12h

 

Contact – adresse email pour l’envoi des offres : lroumazeilles@parcs-naturels-regionaux.fr 

 

1. Description de la Fédération des Parcs naturels régionaux de France

La Fédération des parcs naturels régionaux de France (FPNRF) est le porte-parole du réseau des parcs naturels régionaux. Outil privilégié de leurs réflexions et de leurs actions communes, elle est chargée de la représentation de leurs intérêts auprès des administrations, des assemblées parlementaires et des organismes institutionnels, et de leur prise en compte dans l'élaboration des textes et politiques les concernant. Elle est aussi une structure de concertation avec les régions et les partenaires nationaux de l’action des parcs naturels régionaux, notamment les autres aires protégées françaises et européennes.

Pour en savoir plus : https://www.parcs-naturels-regionaux.fr/

 

Partenaires et bénéficiaires :

Les Parcs naturels régionaux, au nombre de 59 en février 2025, sont créés pour protéger et mettre en valeur de grands espaces ruraux habités. Un parc naturel régional s’organise autour d’un projet concerté de développement et de protection défini pour 15 ans, la charte.

L’Office Français de la Biodiversité (OFB) est un établissement public d’État. Il exerce des missions d’appui à la mise en œuvre des politiques publiques dans les domaines de la connaissance, la préservation, la gestion et la restauration de la biodiversité des milieux terrestres, aquatiques et marins. Il vient en appui aux acteurs publics mais travaille également en partenariat étroit avec les acteurs socio-économiques. Il a aussi vocation à aller à la rencontre du public pour mobiliser les citoyens en faveur de la biodiversité. L’OFB exerce également des missions de gestion d’aires protégées et d’appui à la gestion.

L’OFB est gestionnaire direct (ou co-gestionnaire) d’aires protégées dont les parcs naturels marins (PNM).

Les établissements publics des parcs nationaux, au nombre de 11 en 2025, sont rattachés à l’OFB.

 

2. Description de la prestation ou de l’achat

 

Nous recherchons un intervenant pour animer des ateliers le 26 mars 2025 à Arc-en-Barrois visant à proposer des améliorations du logiciel EVA.

 

Présentation des besoins et attentes :

1. Présentation du logiciel EVA :

Historique du logiciel EVA :

Depuis 2007, la Fédération des Parcs naturels régionaux de France (FPNRF) finance et pilote le développement d’une application centrée sur l’évaluation et le suivi des chartes et plans de gestion de territoire : le logiciel EVA. Depuis 2015, la FPNRF et l’OFB s’associent pour piloter ensemble le projet EVA, dans ce cadre le logiciel est aussi accessible aux parcs nationaux (depuis 2015) et aux parcs naturels marins (depuis 2022).

 

Utilisateurs du logiciel EVA :

Pour le logiciel EVA, « utilisateur » désigne un niveau « structure » et correspond donc à un « compte EVA », plusieurs personnes par utilisateur/structure (2 à 120) peuvent ensuite utiliser le logiciel avec un login particulier à chaque personne sur le compte spécifique de sa structure. 

Les utilisateurs de l’outil sont les 59 parcs naturels régionaux (membres de la FPNRF) rejoint en 2015 par les 11 parcs nationaux et l’Office Français de la Biodiversité (OFB) dont les 8 parcs naturels marins en 2022. 

Les trois réseaux de parcs - parcs naturels régionaux, parcs nationaux et parcs naturels marins- possèdent chacun un compte « réseau ». Chaque compte de parc est rattaché au compte de son réseau. L’OFB dispose de deux comptes dit « réseau » pour le suivi-évaluation d’indicateurs dans les parcs nationaux et pour le suivi budgétaire et suivi-évaluation des parcs naturels marins. La Fédération possède également un compte réseau mais ne l’exploite pas à ce jour. L’utilisation d’EVA est très variable selon les utilisateurs et au sein d’un même parc.

 

Fonctionnalités du logiciel EVA :

Définition générale : EVA est un logiciel modulable de gestion de projet adapté aux aires protégées (PNR, PNx, PNM). Les finalités premières du logiciel EVA sont un appui à l’évaluation et au pilotage qui passent nécessairement par la sous-finalité de capitalisation des données. Le logiciel permet ainsi d’aider à la décision et au reporting.

Définition pratique : Le logiciel EVA est construit autour du module principal des fiches projet/action, qui recensent les informations nécessaires sur les activités menées par le parc. Un système de référentiels et de mots clés permet un classement de ces fiches. Certains modules du logiciel permettent d’agréger des données et les rattacher aux fiches. Les données peuvent concerner des données de suivi du terrain avec les indicateurs mais également des données de suivi de la gestion, avec les actions menées et leurs moyens humains et financiers associés, les partenaires impliqués, le territoire concerné... Les données sont remplies à la main via des formulaire ou des imports de tableurs ou bien encore automatiquement par des liaisons avec d’autres logiciels. Elles peuvent être exportées sous différents formats. Un module analyse permet de réaliser des analyses simples et interactives dans le logiciel. La grande capacité de personnalisation du logiciel par les paramétrages permet de répondre aux spécificités de chaque parc.

 

Plus d’informations sont disponible sur le site dédié : https://www.evaparc.net et via la vidéo de démonstration disponible sur ce lien.

 

Configuration logicielle :

EVA est une application Web, basée sur les framework Laminas (PHP) et AngularJS (en cours d’évolution vers ReactJS). Elle est déployée sous forme d’une instance unique partagée par l’ensemble des parcs, qui y accèdent chacun par un nom de sous-domaine propre (par exemple pour le parc national de la Réunion https://reunion.evaparc.net). Ce nom de domaine appartient à la FPNRF. Les dépendances PHP sont gérées par l’outil Composer et les dépendances JavaScript sont gérées par Bower. Une dernière couche utilise l’ORM Doctrine pour prendre en charge les appels et les écritures en base de données. L’ensemble des codes sources des développements existants ainsi que leur documentation sont disponibles sur la forge GitLab : https://gitlab.com/logiciel-eva/logiciel-eva, en Open Source sous Licence Apache 2.0 (la documentation se trouve dans le wiki GitLab).

 

Accompagnement des utilisateurs

Pour chaque compte utilisateur, il existe un référent qui est l’interlocuteur privilégié du product owner EVA à la FPNRF et des prestataires d’assistance et maintenance. Le référent peut avoir des profils variés : direction adjointe, chargés de mission SIG/évaluation ou thématique, responsable administrative et financière, chargé de communication… Le réseau des référents EVA est un réseau actif coordonné par la product owner de la FPNRF. Plusieurs outils d’échanges et de documentation sont mis à disposition des parcs :

-          Site internet de présentation : LIEN 

-          Centre de ressources pour le partage de documents entre parcs : LIEN

-          Documentation en ligne : LIEN

-          Groupe collaboratif sur l’espace membre du site de la FPNRF pour les annonces et actualités

-          Liste de discussion pour les questions et retours d’expérience entre pairs

-          Annuaire des référents EVA pour prendre contact avec les autres référents et voir qui fait quoi dans EVA

-          Cafés EVA tous les deuxièmes mardis du mois en visio pour poser des questions ou sous forme de webinaire

-          Des formations sont proposées aux référents EVA ou organisées par les parcs pour leur équipe

-          Un séminaire annuel pour échanger et créer des liens entre référents EVA

 

Le prochain séminaire EVA se tiendra dans le parc national de forêts du 25 au 27 mars 2025. Le programme complet est disponible sur ce LIEN. Nous avons donc besoin de faire appel à une prestation sur deux sujets abordés le mercredi 26 mars :

• Le suivi du dispositif d’évaluation via les indicateurs dans EVA
• Les accès à EVA pour une consultation et un remplissage optimal

Les séminaires EVA rassemblent environ 20 personnes.

 

2. Présentation de l’atelier sur les indicateurs

Besoins :

Nous recherchons un intervenant pour animer un atelier collaboratif sur le sujet du suivi évaluation via les indicateurs dans EVA. Nous cherchons dans cet atelier à faire ressortir des solutions pour répondre aux irritants identifiés.

 

Contexte spécifique : 

Les Parcs naturels régionaux, les Parcs nationaux et les Parcs naturels marins sont soumis à une obligation d’évaluation de la mise en œuvre de leur charte (ou plan de gestion) qui doit intervenir à deux reprises : une fois à mi-parcours de leur classement de 15 ans, et une fois avant de la fin de leur classement, au bout de 12 ans de classement, préalablement au lancement de la révision charte (ou plan de gestion). À ce titre ils doivent mettre en place un dispositif de suivi-évaluation complet, dès l’élaboration de leur charte

(ou plan de gestion), qui sera amené à évoluer en cours de classement. Les indicateurs sont au cœur des dispositifs d’évaluation des parcs. Le logiciel EVA possède un module indicateur qui permet de suivre les mesures d’indicateurs (détail sur cette page).

 

Objectifs et déroulé pressenti pour la séance « indicateur » :

Cette séance débutera par une heure d’introduction par la product owner du logiciel et certains utilisateurs afin de préciser les fonctionnalités du logiciel EVA en termes de suivi de dispositif d’évaluation et de présenter les ambitions d’agrégation au niveau national.

 

L’atelier collaboratif pourra ensuite se dérouler sur un créneau de 2h15 à la suite pour répondre à la question : « comment intégrer et suivre le dispositif d’évaluation dans EVA ? ». Les fonctionnalités précises du module indicateur auront été présentées en introduction et de premiers irritants sur l’utilisation auront été collectés en amont. L’atelier visera donc à amener les participants à préciser les problématiques et proposer et formaliser des améliorations sur le module indicateur.

 

3. Présentation de l’atelier sur les accès à EVA

Besoins :

Nous recherchons un intervenant pour animer un atelier collaboratif sur le sujet des accès à EVA pour une consultation et un remplissage optimal. Nous cherchons dans cet atelier à préciser les besoins et interroger les capacités existantes du logiciel pour y répondre ainsi que d’être force de proposition pour la suite.

 

Contexte spécifique : 

Deux sous-sujets sont traités dans cette séance :

• Optimiser les accès à EVA pour des personnes spécifiques « internes » au parc, tel que les membres de la direction ou les élus qui ont un usage de consultation principalement.
• Optimiser les accès à EVA pour des personnes « externes » au parc pour permettre un remplissage automatique. Par exemple, des parcs peuvent lancer des appels à projet, les candidats remplissent un formulaire en ligne qui pourrait constituer une première trame de fiche EVA.

Objectifs et déroulé pressenti pour la séance « indicateur » :

L’atelier collaboratif pourra se dérouler sur un créneau d’1h30. Certains besoins spécifiques pourront être reprécisés au démarrage par les utilisateurs concernés. L’atelier visera donc à amener les participants à préciser les besoins et problématiques, les amener à trouver des solutions via l’existant et proposer des améliorations du logiciel pour y répondre à plus longs termes.

 

Description des prestations ou des produits :

 

Atelier indicateur :

Durée de l’atelier : 2 heures et 15 minutes

Format : Atelier d’intelligence collective en petits groupes pour une vingtaine de personnes en tout.

 

Atelier accès à EVA :

Durée de l’atelier : 1 heures et 30 minutes

Format : Atelier d’intelligence collective en petits groupes pour une vingtaine de personnes en tout.

 

Les intervenants sont invités à participer à la journée complète du séminaire du 26 mars qui se déroulera au siège du parc de forêts à Arc-en-Barrois. 

 

Modalités d’exécution pour les deux ateliers :

 

Pilotage et suivi de l’exécution : La prestation est suivie par Léa Roumazeilles, à la FPNRF et/ou son/sa suppléante.

Livrables : Animation sur 2h15 puis 1h30, rapport de synthèse de l’atelier et restitution écrite et commentée des améliorations proposées.

 

Calendrier : 

• Semaine du 03/03 : première réunion pour cadrer la demande avec envoi d’éléments sur demande
• Semaine du 10/03 : deuxième réunion avec première proposition de déroulé et contenu des ateliers
• Semaine du 17/03 : deuxième réunion avec consolidation du déroulé et contenu des ateliers
• 26/03 : journée des ateliers
• Semaine du 11/04 : rendu des livrables écrits

 

3. Modalité de remise des offres

ll s’agit d’un marché ordinaire en ce que les prestations sont clairement définies et sont commandés en une seule fois. L’offre pourra faire l’objet d’une négociation. En fonction du prix proposé, un choix pourra fait pour ne commander qu’un des deux ateliers.

 

Conditions de remise de l’offre

 

Les candidatures et offres seront remises par mail à l’adresse suivante : lroumazeilles@parcs-naturels-regionaux.fr, avant le : 26/02/2025 à 12h

 

L’offre devra comprendre :

• Les références de l’entreprise (éléments permettant d’apprécier les capacités techniques, professionnelles et financières de l’entreprise), son statut juridique, son numéro SIRET.
• Le nom de la ou des personnes en charge de la prestation.
• Un devis, qui devra indiquer : le coût unitaire pour chaque atelier ou les coûts forfaitaires HT et TTC (TVA applicable), le coût unitaire ou forfaitaire du déplacement (transport, restauration, hébergement si besoin)
• Une notice technique des prestations proposées, sur un maximum de 10 pages incluant un déroulé type d’atelier et les techniques d’animation pressenties.

L’entreprise devra produire les justificatifs suivants avant notification du contrat ou de la commande :

• Une attestation d’assurance en cours de validité 
• Une attestation de conformité des déclarations sociales (URSSAF) de moins de 6 mois  
• Une attestation de conformité des déclarations fiscales de moins de 6 mois 

 

Critères de choix

• Prix 40%
• Valeur technique 60%

Dont :

• Compréhension du besoin, du contexte des parcs et du logiciel EVA : 10%
• Compétences et expériences précédents dans l'analyse de processus et l'amélioration de logiciels : 15%
• Compétences et expériences précédentes dans l’animation d’ateliers collaboratifs : 15%
• Détails et cohérences de la prestation proposée : 15%
• Démarches respectueuses de l’environnement : 5%

L’offre la moins disante sur le critère du prix obtiendra la note maximale. Les autres offres obtiendront un nombre de points inversement proportionnel à l’écart avec l’offre la moins disante.

 

Renseignements complémentaires 

Pour obtenir tous les renseignements complémentaires, les candidats devront faire parvenir une demande par mail à lroumazeilles@parcs-naturels-regionaux.fr au plus tard 2 jours avant la date limite de réception des offres. 

 

Annexe

Accès au logiciel de démonstration :

URL : https://demo.evaparc.net

Nom d’utilisateur : DEMOEVA

Mot de passe : DEMOEVA