Marché pour la rédaction de comptes-rendus de réunions

1/ Pouvoir adjudicateur

La Fédération des Parcs naturels régionaux de France (FPNRF) est une association régie par la loi du 1er juillet 1901, enregistrée sous le numéro SIRET 784 845 026 00037, ayant son siège 9 rue Christiani 75018 Paris, représentée par son Président en exercice, Monsieur Michaël Weber.

2/ Description du maître d’ouvrage

La FPNRF est le porte-parole du réseau des Parcs naturels régionaux (PNR). Outil privilégié de leurs réflexions et de leurs actions communes, elle est chargée de la représentation de leurs intérêts auprès des administrations, des assemblées parlementaires et des organismes institutionnels, et de leur prise en compte dans l'élaboration des textes et politiques les concernant. Elle est aussi une structure de concertation avec les régions et les partenaires nationaux de l’action des PNR, notamment les autres aires protégées françaises et européennes. La FPNRF ne possède pas de pouvoir prescriptif sur les PNR.

Les PNR, au nombre de 58, sont créés pour protéger et mettre en valeur de grands espaces ruraux habités. Ils couvrent environ 19% du territoire national avec plus de 4 millions d’habitants et emploient 2200 agents.

Un PNR s’organise autour d’un projet concerté de développement et de protection défini pour 15 ans, la charte. Les dispositions principales concernant les PNR sont codifiées aux articles L.333-1 à L. 333-16 du code de l’environnement. Les actions d'un PNR sont mises en œuvre par un syndicat mixte ouvert.

3/ Objet de la prestation

La commande porte sur la réalisation de comptes-rendus exhaustifs pour des réunions sur la thématique « biodiversité », à l’issue de chacune des réunions, sur la base de l’écoute des enregistrements sonores fournis.

Marché privé soumis aux règles de la commande publique en application de l’Ordonnance °2015-899 du 23 juillet 2015, du 23 juillet 2015 relative aux marchés publics désormais codifié à l’article L. 1211-1 du Code de la commande publique

Consultation en procédure adaptée.

4/ Description de la prestation

La FPNRF anime régulièrement des réunions, avec des PNR et des partenaires, sur la thématique « biodiversité ».

La prestation consiste à réaliser les comptes-rendus exhaustifs de ces réunions. Le terme « exhaustif » est utilisé avec la définition suivante : le texte produit est aussi fidèle que possible au contenu original des propos tenus tout en étant écrit en français correct. Le rendu attendu est d’environ 12 pages par heure de réunion. La police de caractères utilisée sera Helvetica 11.

Les comptes-rendus seront réalisés sur la base de l’écoute des enregistrements sonores fournis par la FPNRF. Ces enregistrements seront transmis au prestataire en fichiers .m4a (Audio Apple MPEG-4). Les éléments figurant dans le chat de la visio-conférence seront également transmis en fichiers texte (txt) pour être intégrés au compte-rendu.

Les enregistrements sonores et les éléments figurant dans le chat de la visio-conférence seront transmis, par la FPNRF, au prestataire, au fur et à mesure de la tenue des réunions.

Chaque envoi par la FPNRF au prestataire d’un enregistrement sonore et des éléments figurant dans le chat de la visio-conférence sera accompagné des documents suivants : documents préparatoires à la réunion, liste des participants (noms, prénoms, structures), supports de présentation et/ou discours des intervenants.

Chacun des comptes-rendus sera transmis, par le prestataire, à la FPNRF, dans un délai maximum de 15 jours après réception de l’enregistrement sonore correspondant.

Les comptes-rendus livrés par le prestataire à la FPNRF ne sont pas tenus de respecter la charte graphique de la FPNRF. Ils n’ont pas vocation à être illustrés.

Les comptes-rendus seront transmis à la FPNRF par email en format word.

5/ Conditions du marché, durée et renouvellement

Il s’agit d’un marché mono-attributaire dit « à bons de commande ».

Calendrier :

La mission porte sur les exercices 2022 et 2023. Elle est renouvelable deux fois pour l’année 2024 et pour l’année 2025, par tacites reconductions.

Elle démarre à compter de sa notification par courriel.

La durée de validité de ce marché ne pourra pas dépasser quatre ans, toute période de reconduction comprise

Estimation des besoins :

Le volume de commande annuel est estimé à 20 heures de réunions, répartis sur 6 à 12 bons de commande.

6/ Droits

Les comptes-rendus transmis à la FPNRF deviendront la propriété exclusive de la FPNRF, qui détiendra l’intégralité des droits d’usage, de publication, de reproduction et de mise en ligne sur les travaux réalisés par le prestataire.

La FPNRF s’engage à demander l’autorisation des participants aux réunions d’être cités dans les comptes-rendus.

7/ Conditions de remise de l’offre

Consultation du 22 septembre au 10 octobre 2022.

Délais : offre à remettre avant le 10 octobre 2022 à 12h00.

L’offre est à adresser par courriel à l’adresse suivante : tmougey@parcs-naturels-regionaux.fr

Sur la base de la description de la prestation (voir 4/), le prestataire fera acte de candidature, par mail uniquement, en envoyant :

- Un devis, qui devra indiquer un prix au feuillet HT et TTC. Le prix est réputé couvrir la cession des droits afférents aux prestations. La durée de validité du devis sera indiquée ;

- Les références de l’entreprise (éléments permettant d’apprécier les capacités techniques, professionnelles et financières de l’entreprise) et son statut juridique.

Justificatifs de candidature à produire par le candidat pressenti attributaire, avant notification du contrat ou de la commande :

- Attestation sur l’honneur relative aux interdictions et incapacités à soumissionner à un marché public (DC1) https://www.economie.gouv.fr/cedef/formulaires-marches-publics ;

- Attestations de régularité sociale et fiscale (https://entreprendre.service-public.fr/vosdroits/F23384) ;

- Liste nominative des salariés étrangers employés par le candidat. Cette liste précise, pour chaque salarié, sa date d’embauche, sa nationalité ainsi que le type et le numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail ;

- RIB.

Conformément aux dispositions de l’article 28 du Code de la commande publique, la FPNRF pourra négocier avec les candidats ayant proposé une offre.

Les groupements sont autorisés

8/ Compétences attendues et critères de choix

Compétence attendue dans la réalisation de comptes-rendus : compétences rédactionnelles, maîtrise du français, de sa grammaire, de son orthographe, etc.

Les offres seront analysées selon les critères de sélection suivants :

- Compétence et moyens des candidats, adéquation au cahier des charges (dont délais de réalisation) : 60% ;

- Prix : 40%.

9/ Condition de commande et de facturation

Les prix indiqués dans l’acte d’engagement sont fermes.

Un bon de commande vaudra ordre de commencer l’exécution des comptes-rendus concernés.

Des bons de commande seront émis pendant toute la durée de validité du marché.

Chaque bon de commande mentionnera la ou les réunion(s) concernée(s) ainsi que sa (leur) durée.

Le premier bon de commande sera émis au plus vite après le choix du prestataire. 

Les bons de commande émis par la FPNRF seront basés sur le coût unitaire par feuillet, tel qu’indiqué dans le devis, et sur la durée de la ou des réunion(s) concernée(s).

Le règlement des prestations se fera sur présentation de factures et après contrôle, par les services de la FPNRF, de service fait. Aucune demande de paiement ne peut être transmise avant réalisation de la prestation. Le délai de paiement est de 30 jours à compter de la réception de la demande de paiement. Les sommes dues en exécution des bons de commande émis seront réglées par virement bancaire établi à l’ordre du titulaire.