Assistant communication et coordinateur "Fête du Parc 2025"

En lien avec le budget du Parc et ses priorités d’actions, il s’agit : 

• coordonner l’organisation de la fête du Parc des 20 et 21 septembre 2025 à Carros ;
• d’assister les chargées de projets « communication » et « éducation à l’environnement et au territoire » pour différents travaux d’organisation et de communication ;
• d’appuyer la préparation d’autres évènements courants des agents de l’équipe (demande de devis, réservation de salles, commande et achat de denrées, logistique, gestion et stock du matériel événementiel).

Détail de la mission :

• Coordonne l’organisation de la Fête du Parc 2025 :
  • Coordination de l’organisation de l’évènement conformément au comité de pilotage constitué de la direction, du pôle éducation et communication et des services de la commune accueillant la fête ;
  • Relations avec les exposants et les prestaires (consultations et arbitrages), inscriptions, confirmations ;
  • Mise en œuvre du plan de communication :
    • établit les besoins en supports visuels ;
    • commande les supports (quantité, devis, réception) ;
    • organise la diffusion des supports sur l’ensemble du territoire ;
    • propose et articule le plan média (publicité, tv, radio, média, autres) ;
    • planifie la communication des réseaux sociaux (texte + visuels).
  • Organisation pratique sur le terrain en amont de l’évènement avec les services, les pompiers, la sécurité et obtention de l’ensemble des autorisations et décisions administratives requises selon le contexte ;
  • Organisation du site d’accueil :
    • plan d’aménagement, mise en sécurité, définition des besoins matériels et raccordements électriques ;
    • relations et coordinations des différents prestataires et collectivités qui prêtent du matériel ;
    • supervision des opérations d’installation et de désinstallation (plan de la fête selon contraintes des différents exposants, puissance et raccordements électriques… ).
  • Réalisation du planning de l’équipe : en amont de la fête ; le jour de la fête ; après la fête.
  • Suivi budgétaire, bilan et évaluation.
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• Appuie le pôle communication/éducation, en fonction des priorités et du plan de charge à :
  • l’organisation des journées ou réalisation des supports de valorisation des programmes scolaires ;
  • la création et la diffusion des visuels des évènements tout public ;
  • le suivi des inscriptions aux évènements ;
  • la gestion des consultations et bons de commande, suivi budgétaire ;
  • facilite, pour l’ensemble de l’équipe du Parc, la mobilisation des matériels et consommables :
    • Veille au rangement des matériels en fonction des différents lieux de stockage ;
    • Conseille en amont des évènements sur ce qui peut être mobilisé, planning ;
    • Gestion des prêts aux partenaires.
  • actualités sur le site internet et actualisation des contenus permanents ;
  • suivis des réseaux sociaux/communautés numériques ;
  • diffusion aux publics cible (newsletter, brochures papier..).